О продукте
Что такое Айбикс
Айбикс — готовая программа для порядка в документах организации
Айбикс помогает вести важные документы компании в понятных таблицах: договоры, дополнительные соглашения, акты, доверенности, уставы, регистрационные документы, решения общих собраний и советов директоров, локальные нормативные акты, приказы генерального директора, лицензии, сертификаты и документы по объектам интеллектуальной собственности.
Айбикс — компьютерная программа для тех, кому нужны учет договоров, учет доверенностей, реестр доверенностей, корпоративные документы, объекты интеллектуальной собственности, документы организации и реестры организаций в одной системе. Для многих команд это удобная программа для юриста организации, которая помогает навести порядок без тяжёлого внедрения.
Программа создана для юристов, бухгалтеров, менеджеров и руководителей компаний — для тех, кому нужно быстро найти документ, проверить статус, открыть скан, посмотреть срок, выгрузить реестр или принять дела без хаоса.
Проблема
Когда документы разбросаны, компания теряет контроль
Устав лежит в одной папке, решения участников — в другой, договоры — у менеджеров, акты — в бухгалтерии, доверенности — в старой таблице, сканы — в почте, а сведения об объектах интеллектуальной собственности — в голове у юриста.
В такой системе сложно быстро ответить на простые вопросы: где подписанный договор, вернулся ли оригинал, какое дополнительное соглашение действует, когда истекает доверенность, кто автор программы и оформлены ли документы по служебному произведению.
Айбикс собирает эти сведения в одну рабочую систему.
Основные реестры
Основные реестры уже настроены
Айбикс сразу даёт готовую структуру для работы с организациями и ИП, а также для учета договоров, учета доверенностей, корпоративных документов и объектов интеллектуальной собственности. Не нужно сначала проектировать таблицы, колонки и словари, а потом вручную поддерживать этот конструктор.
Корпоративные документы · Доверенности · Договоры · ОИС · Организации и ИП
Связанные договоры
Договоры, допсоглашения и акты — в одной связанной структуре
В Айбиксе договор не живёт отдельно от остальных документов. К нему можно привязать дополнительные соглашения и акты, а слева видеть иерархическое дерево.
Кроме вертикальных связей, можно устанавливать горизонтальные связи между любыми договорами. Например, связать договор закупки и договор продажи. Связь двусторонняя, кликабельная и позволяет быстро перейти от одного документа к другому.
Практический пример
При заведении договора продажи можно сразу связать его с договором закупки и быстро проверить состав товара, артикулы, гарантийный срок, сроки поставки, ответственность за просрочку, место передачи товара и комплект документов. Если поставщик даёт гарантию 1 год, а заказчику вы обещаете 3 года — Айбикс помогает увидеть этот риск заранее.
Корпоративные документы
Уставы, решения общих собраний, приказы, лицензии и сертификаты — не в случайных папках
В Айбиксе можно вести корпоративные документы в отдельном реестре: тип документа, дата, номер, наименование, описание, срок действия, устаревшая версия, комментарии, драфт и скан.
Если срок документа истекает меньше чем через месяц, программа показывает его на главном экране. Если документ устарел или срок истёк — строка выделяется как недействующая.
Сравнение
Почему не просто Excel
Excel — это пустой лист. Айбикс — готовая система со связями, статусами, файлами, сроками и сценариями работы, которые не нужно изобретать и поддерживать вручную.
| Excel | Айбикс |
|---|---|
| Пустой лист — всё нужно строить самому | Готовые реестры документов |
| Файлы лежат отдельно | Файлы прикреплены к строкам |
| Связи между документами вручную | Договор → ДС → акт и связи между договорами |
| Сроки легко пропустить | Истекающие документы видны на главном экране |
| Доверенности готовятся вручную | Печать доверенности в Word со склонением ФИО |
| Таблица быстро превращается в хаос | Структура, статусы, словари и фильтры уже продуманы |
Не стройте юридическую систему в Excel с нуля. Просто установите Айбикс и начните работать.
Доверенности
Доверенности можно не только учитывать, но и печатать
В Айбиксе можно вести учет доверенностей и реестр доверенностей: номер, дату выдачи, тип, представителей, сведения о представителях, полномочия, срок действия, право передоверия, отзыв, дату отзыва, драфт и скан.
Доверенность можно сформировать в Word прямо из программы. При формировании используются реквизиты организации, данные представителя, а ФИО и текст автоматически склоняются по падежам. Сформированный Word-файл сохраняется в строке доверенности.
ОИС
Объекты интеллектуальной собственности: особенно удобно для ИТ-компаний
В Айбиксе можно вести товарные знаки, программы для ЭВМ, базы данных, изобретения, ноу-хау и другие объекты интеллектуальной собственности.
Для служебных произведений программа позволяет отдельно учитывать авторов, даты их участия, трудовые документы, выплату вознаграждения и дату выплаты. На основании заполненных данных формируется статус оформления объекта: всё оформлено, оформление в процессе или оформление не выполнено.
Отдельный словарь авторов помогает один раз завести ФИО, дату приёма, дату увольнения и должность автора, а затем выбирать его в разных объектах. Это снижает количество дублей и ошибок.
Передача дел
Выгрузка в Excel и передача дел
Под каждой таблицей есть выгрузка в Excel. Можно выбрать нужные столбцы и быстро получить реестр для передачи другому сотруднику, приёма-передачи дел, due diligence, работы с аудиторами, налоговыми органами или внутренней проверки.
Интеллектуальный помощник
Встроенный помощник сбоку — не закрывая таблицы
В Айбиксе есть встроенный интеллектуальный помощник в виде простой боковой панели. Его можно открыть справа и параллельно работать с таблицами: смотреть сайты, искать справочную информацию, проверять формулировки, не переключаясь между окнами и не закрывая основную работу.
Доверие
Ваши данные не берутся в заложники
Если лицензия истекла, не прошла проверка или превышены лимиты, программа может перейти в режим «Только чтение». В этом режиме нельзя добавлять новые записи и редактировать существующие, но можно бесплатно и неограниченно по времени просматривать базу, открывать прикреплённые файлы, копировать информацию, делать резервные копии, импортировать базу и выгружать таблицы в Excel.
Нагрузочное тестирование
Айбикс рассчитан не только на маленькую демонстрационную таблицу, а на реальную рабочую базу с большим количеством договоров, доверенностей, корпоративных документов, объектов интеллектуальной собственности, файлов и связей.
Нагрузочное тестирование подтвердило стабильную работу программы с очень большой базой данных в 100 000 строк (сопоставимо с документооборотом крупной корпорации за 10 лет).
Фактическая скорость зависит от компьютера пользователя, объёма файлов и характеристик диска.
Почему не тяжёлая корпоративная система
Без тяжёлого внедрения дорогостоящей корпоративной системы
Айбикс подходит тем, кому не нужна тяжёлая дорогостоящая корпоративная система с долгим внедрением, но уже недостаточно самодельных Excel-таблиц.
Не нужно месяцами обследовать компанию, мучить сотрудников опросами, писать технические задания на внедрение и платить за проект в десятки или сотни раз больше.
Айбикс можно приобрести, установить и начать работу обычно за 10 минут.
| Excel | Айбикс | Тяжёлая система |
|---|---|---|
| нужно строить самому | готовые реестры | долгое внедрение |
| легко развести хаос | связи и статусы уже есть | дорого |
| файлы отдельно | файлы в строках | нужен проект |
| нет Word-доверенностей | печать доверенностей | месяцы настройки |
Роли
Кому нужен Айбикс
- Юристу. Вести договоры, доверенности, корпоративные документы, ОИС, сроки, статусы, сканы и проекты документов.
- Бухгалтеру. Быстро находить договоры, акты, закрывающие документы, реквизиты, документы по ОИС и реестры для проверки.
- Менеджеру. Сравнивать закупочные и продажные договоры, проверять условия, открывать связанные документы и не терять файлы в переписке.
- Руководителю. Видеть порядок в документах компании без тяжёлого внедрения и без самодельного Excel-хаоса.
- ИТ-компании. Учитывать ОИС, авторов, даты участия, служебные произведения и документы, важные для оформления прав на программные продукты.
Экспертность
Сделано людьми, которые знают реальную юридическую работу
В разработке Айбикса участвуют профессиональные юристы с более чем 10-летним опытом руководства юридическими блоками в ИТ-компаниях. Поэтому программа проектировалась не как абстрактная таблица, а как рабочий инструмент для реальных задач бизнеса.
Решаемые задачи
Что можно делать в Айбиксе на практике
- принять старую базу документов у уходящего сотрудника и быстро разобраться, что в ней есть;
- выгрузить реестр договоров или доверенностей в Excel для передачи дел;
- подготовить реестр документов для аудиторов, налоговой проверки или due diligence;
- найти договор и сразу открыть связанное ДС или акт;
- связать закупочный и продажный договор и сравнить условия;
- отследить документы, срок которых истекает в ближайший месяц;
- сформировать доверенность в Word с подстановкой реквизитов и склонением ФИО;
- вести авторов ОИС и проверять, не расходятся ли даты участия с датами приёма и увольнения;
- открыть интеллектуального помощника сбоку и работать с таблицей, не переключаясь между окнами;
- выгрузить данные в Excel даже после истечения лицензии или при превышении лимитов.
Продолжить знакомство с продуктом
Подробно ознакомиться с документацией о продукте можно в разделе документации, посмотреть цены — в разделе «Цены», а бесплатную или платную версию — получить в разделе покупки.