Шаблон учета корпоративных документов в Excel
Этот шаблон помогает начать учет корпоративных документов без сложного внедрения: собрать уставы, решения участников, приказы, локальные нормативные акты и другие документы организации в одном реестре.
Скачать шаблон учета корпоративных документов
Какие документы можно учитывать
В шаблоне учета корпоративных документов можно вести уставы, решения участников, приказы, документы налоговых органов, локальные нормативные акты, версии и сканы по нескольким организациям. Это хороший старт для компании, где нужно быстро разложить документы организации по понятным полям.
Почему корпоративные документы быстро превращаются в хаос
Корпоративные документы редко живут по одному. Появляются старые и новые редакции устава, решения участников, ЛНА, приказы, сканы и драфты. Если всё это хранится только в Excel и папках, через некоторое время становится трудно понять, какая версия актуальна и к какому юрлицу относится документ.
Когда Excel подходит
Excel подходит, когда документов еще немного, а задача — запустить первый реестр и навести базовый порядок. На этом этапе шаблон учета корпоративных документов помогает понять, какие поля нужны и как разложить типы документов.
Когда лучше перейти в Айбикс
Когда у компании несколько юрлиц, растет число документов и версий, появляются сканы и передача дел новому сотруднику, шаблон становится только отправной точкой. В этот момент удобнее перейти к Айбиксу, где документы организации, версии и связи хранятся в более устойчивой структуре.
FAQ
Подходит ли шаблон для нескольких организаций?
Да, как стартовый вариант. Но по мере роста числа юрлиц и документов ручное разделение становится всё сложнее.
Можно ли учитывать ЛНА и уставы в одной таблице?
Можно, если на старте нужна общая картина. Главное — различать тип документа, версию и организацию.
Зачем потом переходить в Айбикс?
Когда нужен не просто список, а рабочий учет версий, сканов, связей и документов по нескольким юрлицам.