Какие объекты интеллектуальной собственности нужно учитывать
Объекты интеллектуальной собственности могут появляться у компании по-разному. Часть объектов приобретается по договору отчуждения исключительного права или по иным правовым основаниям. Другая часть создается самой компанией как служебные произведения в ходе работы команды.
Для IT-компаний особенно важны программы для ЭВМ, программные модули, базы данных, техническая документация, интерфейсы и иные результаты интеллектуальной деятельности. Такой учет нужен не только юристам. Он полезен бухгалтерии, руководителям, владельцам продуктов и проектным командам, которым важно понимать, что именно создано, кем создано и в каком состоянии находятся документы.
Почему учет ОИС становится сложным
Пока объектов немного, учет ОИС может казаться простой таблицей. Но на практике список быстро растет: объектов может быть 300–400 и больше, а у одного объекта иногда бывает 20–30 авторов и даже больше. При этом сам объект может создаваться несколько месяцев, год или дольше.
За это время часть сотрудников успевает уволиться, перейти в другое подразделение, сменить должность или формат участия. Если компания заранее не ведет даты приема, даты увольнения, должности и периоды участия, к моменту финального оформления документов восстановить картину становится очень трудно. В результате страдают и юридический учет, и управленческий контур, и связь с будущим учетом НМА.
Авторы и участники: почему их нельзя смешивать
Не каждый работник, который участвовал в проекте, автоматически является автором служебного произведения. Одни сотрудники действительно вносят творческий вклад в создание программы, модуля, базы данных или интерфейса. Другие выполняют техническую, организационную, административную или вспомогательную работу, которая тоже важна, но не должна механически смешиваться с авторством.
Для юридических документов важно корректно определить именно авторов. При этом для управленческого и бухгалтерского учета могут быть полезны и другие участники работ: аналитики, тестировщики, архитекторы, технические писатели, менеджеры. Вопрос авторского вознаграждения обычно связан именно с авторским творческим вкладом и оформлением служебного произведения; техническое участие важно учитывать отдельно и не смешивать с авторством.
Служебные произведения: документы часто оформляют в конце
На практике объект нередко сначала создается в работе, а документы оформляются ближе к завершению проекта. Это удобно с точки зрения операционной рутины, но рискованно для учета. К этому моменту часть авторов уже может уволиться, сменить роль или перейти в другую команду.
Если данные не собираются с самого начала, потом приходится восстанавливать по памяти, кто участвовал, когда участвовал, в какой должности и к какому объекту это относилось. Поэтому для учета служебных произведений полезно вести информацию с момента старта работ, а не только в момент финального оформления документов о начале создания, завершении и выплатах.
Какие данные нужно хранить по каждому объекту
Ниже приведен базовый набор полей, который помогает строить устойчивый учет ОИС для юридического, управленческого и бухгалтерского контуров.
| Поле | Зачем нужно | Что будет, если не вести |
|---|---|---|
| Название объекта | Позволяет однозначно идентифицировать программу, модуль или иной объект. | Названия начинают дублироваться, а поиск по объектам становится неточным. |
| Тип объекта | Помогает отличать программу, базу данных, модуль, документацию и другие результаты. | Разные виды ОИС смешиваются в одном списке без структуры. |
| Основание возникновения прав: служебное произведение, договор отчуждения, другое | Показывает, откуда у компании возникли права на объект. | Трудно понять, какие документы должны лежать в карточке и какие риски есть по оформлению. |
| Дата начала создания | Помогает фиксировать старт работ и период формирования объекта. | Сложно восстановить хронологию и связать объект с периодом затрат. |
| Дата завершения создания | Нужна для понимания момента завершения работ и дальнейшего оформления. | Статус объекта и связь с учетом НМА становятся неясными. |
| Статус оформления | Позволяет быстро видеть, что уже сделано, а что еще в процессе. | Команда держит статусы оформления в голове и теряет контроль над очередью объектов. |
| Авторы | Фиксируют лиц с творческим вкладом в создание объекта. | Документы о служебном произведении оформляются с ошибками или с пропусками. |
| Участники без творческого вклада | Помогают видеть состав команды без смешивания с авторством. | Технические участники теряются, а авторский состав определяется неаккуратно. |
| Должности авторов | Нужны для корректной фиксации роли человека на момент участия. | Потом трудно восстановить, в каком качестве сотрудник участвовал в создании объекта. |
| Даты приема и увольнения | Помогают сопоставить участие автора с его трудовым статусом. | После увольнения автора нужные сведения приходится искать вручную по кадровым системам. |
| Периоды участия | Показывают, кто и когда реально участвовал в создании объекта. | История участия расплывается, особенно если проект длился долго. |
| Документы о начале создания | Фиксируют старт работ и исходную организационную рамку. | Начало создания приходится доказывать постфактум. |
| Документы о завершении создания | Нужны для завершения оформления и фиксации результата. | Неясно, завершен ли объект и готов ли он к следующему этапу учета. |
| Отчет о создании | Помогает зафиксировать содержание выполненных работ и результат. | Сложнее объяснить, что именно было создано и в каком объеме. |
| Документы о выплате вознаграждения | Позволяют держать рядом документы, связанные с оформлением авторского вклада. | Возникают разрывы между объектом, авторами и подтверждающими документами. |
| Сканы подписанных документов | Дают доступ к фактически оформленным документам в привязке к объекту. | Сканы лежат в общей папке и быстро теряются среди других файлов. |
| Проекты документов | Позволяют хранить рабочие версии и историю подготовки оформления. | Проекты документов и драфты живут в почте и чатах отдельно от карточки объекта. |
| Связь с бухгалтерским учетом / НМА | Помогает соединить юридические данные по объекту с учетом затрат и статуса НМА. | Юридический учет и бухгалтерские данные расходятся и требуют ручной сверки. |
Связь с бухгалтерским учетом и НМА
При создании нематериального актива компании важно собрать не только сами документы, но и данные о затратах, работах, участниках и датах. Для бухгалтерского и управленческого учета это помогает понять, как формировался объект и на каком этапе он находится.
В практике бухгалтерского учета затраты на создание НМА, как правило, собираются как капитальные вложения до принятия объекта к учету, а после завершения объект учитывается как НМА. Но конкретный порядок зависит от учетной политики компании и должен определяться бухгалтерией по действующим стандартам. Поэтому задача системы учета здесь не в том, чтобы навязывать проводки, а в том, чтобы аккуратно собрать данные и документы по каждому объекту.
Статусы оформления: как не потерять, что уже сделано
Когда объектов много, очень важно видеть не только список ОИС, но и статус каждого объекта. Практически полезны простые статусы оформления: оформление не начато, в процессе оформления, документы о начале создания оформлены, документы о завершении оформлены, вознаграждение авторам выплачено, сканы документов загружены, объект оформлен полностью.
Такие статусы и галочки позволяют не держать весь процесс в голове и быстро находить проблемные места. Сразу видно, какие объекты готовы, какие зависли в середине, а какие еще даже не начинали оформляться. Для команд с 300–400 объектами и больше это существенно упрощает контроль.
Какие файлы нужно хранить по объекту
По каждому объекту полезно хранить не только финальный скан, но и весь комплект сопроводительных файлов: проекты документов, драфты, отчеты о создании программного продукта или иного служебного произведения, приказы о начале создания, приказы о завершении создания, документы о выплате вознаграждения, служебные задания, акты и отчеты, если компания их использует.
Ключевой принцип простой: все эти файлы должны быть привязаны к конкретному объекту, а не лежать в общей папке без связи с карточкой. Иначе через несколько месяцев уже трудно понять, к какой программе, модулю или базе данных относится конкретный документ.
Чем помогает Айбикс
Айбикс позволяет вести учет ОИС в разрезе каждого объекта: хранить название, тип, основание возникновения прав, статусы оформления, проекты документов, драфты и сканы подписанных документов. В одной карточке можно собрать авторов, должности, даты приема и увольнения, периоды участия и ключевые документы по объекту.
Такой подход особенно полезен, когда у объекта 30–40 авторов и больше, а общее число объектов в компании достигает 300–400 и более. Айбикс помогает видеть, какие объекты оформлены, какие в процессе, а какие еще не начинали оформляться. При этом он не заменяет юридическое оформление и не подменяет решения бухгалтерии, а помогает аккуратно собрать и хранить данные для дальнейшей работы.
Типичные ошибки при учете ОИС
- вести список объектов только в Excel без файлов;
- хранить документы в общей папке без связи с объектом;
- не различать авторов и технических участников;
- оформлять документы спустя год и пытаться восстановить авторов по памяти;
- не фиксировать периоды участия;
- не хранить сканы подписанных документов;
- не видеть статусы оформления;
- не связывать юридический учет с бухгалтерскими данными.